Vlak voor het uitbreken van de coronapandemie startte de Universiteit Maastricht (UM) een veranderingsproces op het gebied van safety & security. Maatwerk was het doel, met de focus op de risico’s van het pand. Safety & Security consultant Paul van Eekeren vertelt over de impact van de coronamaatregelen op de bhv-organisatie én op het veranderingsproces.
De Universiteit Maastricht bestaat uit zes faculteiten en vijf servicecentra, verdeeld over 40 panden. Er zijn op de locaties in Maastricht, Heerlen, Brussel, Venlo en de Brightlands Chemelot Campus 22.000 studenten en 5000 medewerkers actief. De grootse concentratie hiervan bevindt zich in Maastricht. De verschillende panden – van monumentaal tot moderne laboratoria – brengen zeer diverse uitdagingen met zich mee voor de bedrijfshulpverlening.
Bhv-organisatie
UM heeft de bhv per pand georganiseerd en in geval er verschillende panden bij elkaar in de buurt staan, is daarvoor een overkoepelende bhv-organisatie ingericht. Ruim 1000 opgeleide bhv’ers, ehbo’ers en ploegleiders houden op deze manier met elkaar de universiteit veilig. Van Eekeren: “De afdeling Safety & Security is onderdeel van Facility Services en ondersteunt de interne klanten met oefeningen, cursussen en materialen en kan gevraagd en ongevraagd advies geven.”
Accentverschuivingen tijdens de coronapandemie
Tijdens de coronapandemie vonden er accentverschuivingen plaats op het gebied van safety & security. Veel studenten, met een baan in de horeca bijvoorbeeld, verloren hun werk en inkomen. Onderwijs werd op afstand en gedigitaliseerd gegeven. Van Eekeren: “Daardoor trad er vereenzaming op en werd contact met studenten steeds belangrijker. Het Studenten Service Center is hier proactief mee aan de gang gegaan. Tijdens de tussentijdse openstellingen werden studenten bijvoorbeeld ingezet als corona-stewards. Zo zorgden ze ervoor dat de coronamaatregelen gehandhaafd werden en konden ze ook meteen iets bijverdienen.”
En het tijdens de pandemie geïntroduceerde hybride werken heeft er volgens Van Eekeren voor gezorgd dat er meer bhv’ers nodig zijn. “Een dag of twee per week thuiswerken, voor functies waarbij dit mogelijk is, is inmiddels de nieuwe norm geworden. Dat betekent dat mensen veel minder aanwezig zijn, terwijl het aantal vierkante meters hetzelfde is gebleven. Als je dan je ontruimingstijden en dergelijke wilt halen, heb je dus nog steeds evenveel bhv’ers nodig. We zijn dan ook afgestapt van de regel dat je minimaal een aanstelling van 70 procent moet hebben om een bhv-opleiding te mogen doen.”
Niet vrijblijvend
“Deelname aan de bhv-organisatie is bij ons niet vrijblijvend”, reageert Van Eekeren als hem wordt gevraagd naar de motivatie van zijn bhv’ers. Hij vervolgt: “Maar doordat mensen het vrijwillig doen, zijn ze intrinsiek gemotiveerder. Verder krijgen onze bhv’ers een vergoeding en ook laten gebouwbeheerders regelmatig hun waardering blijken. Bijvoorbeeld door op ‘de dag van de bhv’ met elkaar koffie te drinken en een stuk vlaai te eten.”
Maar corona heeft ook hierop invloed gehad. Bijvoorbeeld op het opleidings- en herhalingstraject, vertelt Van Eekeren. “Ondanks de mechanische ventilatie en ramen die open konden, was het voor veel mensen een grote stap om naar kantoor te komen, ook voor onze bhv’ers. Mensen waren toch bang. Daarom zijn we soepeler omgegaan met het verlopen van hun papieren. Normaal moet je dan opnieuw examen doen, maar dat hebben we nu met een paar maanden opgerekt. Want het is vervelend om iemand met tien jaar ervaring en die goed functioneert alles weer opnieuw te laten doen. Dat doet natuurlijk ook iets met de motivatie. Het is geven en nemen.”
Ook onverwachte kansen
Van Eekeren kijkt tijdens het interview geregeld terug naar de afgelopen twee jaren die werden gedomineerd door de coronamaatregelen en de impact die deze hadden op de UM en de bhv-organisatie. Tegelijkertijd bood deze periode ook onverwachte kansen, aldus de safety & security consultant. “We hadden nu een keer de kans voor uitgebreide pandverkenningen, iets waarvoor het normaliter veel te druk is in onze gebouwen. De brandweer Maastricht-Noord heeft bijvoorbeeld in een van onze monumentale panden een verkenning gedaan. Dat gebouw bestaat van oudsher uit twee panden. Zo loop je bij het ene gebouw op verdiepingsvloer drie en in het andere gebouw op verdiepingsvloer twee. Als je er loopt merk je er niks van, want het is gewoon gelijkvloers. Zomaar een voorbeeld van waardevolle informatie voor de brandweer – en voor ons uiteraard – mochten ze een keer moeten uitrukken. Ook voor studenten en medewerkers is het overigens belangrijk dat ze de gebouwen weer gaan verkennen en zich bewust worden van de vluchtwegen.”
Weer aan elkaar snuffelen
Uiteraard is er de afgelopen twee jaar ook veel minder geoefend. “Maar dit voorjaar gaan we, na lange tijd, weer samen oefenen met de brandweer”, vertelt Van Eekeren. “Zo kunnen de organisaties weer aan elkaar snuffelen en kan er opnieuw wederzijds vertrouwen worden opgebouwd. Zoiets moet immers groeien. Als organisatie nemen wij de verantwoordelijkheid op ons om dat weer op orde te krijgen.”
Overigens ligt de verantwoordelijkheid voor het oefenen niet bij de afdeling safety & security, maar bij de faculteiten zelf. Van Eekeren: “Het Hoofd bhv en de gebouwbeheerders moeten dit in gang zetten. Wij maken op hun verzoek wel de planning, waarbij we altijd rekening houden met examens. Want een oefening terwijl er een examen is, dat kan natuurlijk niet.”
Extreem geweld
De universiteit heeft niet alleen een goede samenwerking met de brandweer maar ook met de politie, blijkt uit het verhaal van Van Eekeren. “Al sinds 2017 oefenen we intensief met de politie, onder andere op het gebied van extreem geweld. Op een ‘school shooting’ of terroristische dreiging ben je natuurlijk nooit goed voorbereid, en laten we hopen dat zoiets hier nooit gebeurt. Maar oefenen is wel degelijk zinvol. Hoe moet en kan je op zoiets reageren? We hebben met de hele basiseenheid al eens drie zaterdagen geoefend, waarbij er zelfs met losse flodders is geschoten en er support was van een arrestatieteam. Met de input van alle betrokken partijen is er vervolgens een programma tot stand gekomen, waarin briefings naar de teams, oefenscenario’s en evaluaties zijn opgenomen.”
“Door gezamenlijk te oefenen krijgen wij inzicht in de procedures van de politie. En de politie krijgt vertrouwen in onze bhv-organisatie”, aldus Van Eekeren. Hij vervolgt: “Want als de politie in een van onze gebouwen naar binnen moet om iemand uit te schakelen, dan moeten ze namelijk wel weten welke risico’s er binnen een onderzoekomgeving zijn.”
Veranderingsproces
UM is vlak voor de coronapandemie een veranderingsproces op het gebied van safety & security ingegaan. De bhv-organisatie en de beheerseenheden hadden namelijk behoefte aan meer maatwerk, met de focus op sturen en oefenen op de risico’s van het eigen pand.
Van Eekeren: “Sinds vorig jaar hebben we daarom ook een eigen trainer in dienst, waarmee we meer maatwerk kunnen leveren. En met 250 laboratoria in de organisatie is dat wel handig. Daarin kunnen zich allerlei veiligheidsrisico’s voordoen, zoals met stoffen die giftig, schadelijk, explosief, bijtend, mutageen of radioactief zijn. Dan moet je wel heel precies weten wat je wel en niet kan doen. Ook hebben we één van de sterkste MRI-scans ter wereld in huis. Daarbij mag je niet met magnetiseerbare metalen in de buurt komen. Het is belangrijk dat onze bhv’ers hier alles van weten en in geval van een incident de juiste instrumenten gebruiken. Blussers van aluminium en ehbo-middelen van titanium en niet van ijzer, om maar iets te noemen.”
De Faculty of Health, Medicine and Life Sciences heeft inmiddels als eerste een op maat gemaakt programma, waarbij elementen als labveiligheid en straling zijn toegevoegd. “Maar omdat de interne afstemming, communicatie, planning en training veel tijd vragen, duurt het nog wel twee tot drie jaar voordat alle onderdelen van de UM getraind zijn op de risico’s van het eigen pand”, sluit Van Eekeren af. DC//
