‘Safe & compliant’. Die begrippen zijn belangrijke pijlers onder de bedrijfsvoering van ING. Het robuust en kwalitatief organiseren van de safety- en securitytaken is een uitdaging voor de organisatie waar mensen zowel in grotere hoofdkantoren als in kleine banklocaties werken. Hoe organiseert de bank van de ‘oranje leeuw’ dat in de praktijk? Ronald Eisma, senior productmanager security & safety bij ING, vertelt hoe de interne veiligheidsorganisatie bij de tijd blijft.
ING telt in Nederland bijna 20.000 medewerkers, die verspreid over het land werkzaam zijn op 200 locaties. Daaronder vallen de gebouwen van de hoofdvestigingen in Amsterdam, Rotterdam en Leeuwarden, maar ook het landelijk netwerk van ruim 170 lokale bankkantoren. Verschillende typen locaties met verschillende safety- en securitybehoeften. Wat de locaties gemeen hebben is dat de medewerkers, maar ook de duizenden dagelijkse klanten en zakelijke bezoekers op ieder moment moeten kunnen rekenen op snelle interne hulpverlening bij incidenten. In het bhv-beleid en een kaderbeleidsplan heeft ING deze bedrijfshulpverleningstaken voor de hele organisatie uitgewerkt. Met landelijke kaders voor taken, verantwoordelijkheden, opleiden en oefenen en materiële toerusting en lokaal maatwerk in de uitvoering.
Voorrang voor safety
“Qua werkprocessen en werknemerspopulatie kent ING geen bijzondere extra risico’s”, legt Eisma uit. “We onderscheiden ons niet van andere kantooromgevingen, we werken niet met gevaarlijke stoffen en bij een incident of ontruiming in onze kantoorlocaties, gaan we uit van het zelfredzaamheidsprincipe. Op basis van de wettelijk verplichte risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) richten we voor iedere locatie een bedrijfshulpverleningsorganisatie op maat in, die is toegesneden op de reële risico’s op de locatie. Zoals brand, onwelwording en ontruiming. In onze beperkte productieomgeving, waar onder andere bankafschriften worden geprint, brengen we via die RI&E in beeld welke specifieke incidentscenario’s en risico’s daar van toepassing zijn. Daar stemmen we dan de bhv-organisatie ter plaatse op af.”
Organisatie, taken en preparatie van de bhv-organisatie bij ING zijn locatie specifiek
Ronald Eisma, senior productmanager security & safety bij ING,
Voor een bancaire organisatie als ING, die sterk leunt op security voor de beveiliging van haar vitale diensten en processen, is het logisch dat safety- en securitytaken in samenhang worden georganiseerd. Het een mag het ander immers niet belemmeren. Eisma: “Safety en Security bevatten van oudsher tegenstrijdigheden. Vanuit securityoverwegingen willen we bepaalde deuren graag dicht houden, terwijl ze vanuit het oogpunt van safety open zouden moeten zijn of tenminste snel geopend moeten kunnen worden. We hebben dit zo op elkaar afgestemd dat zowel aan de security- als aan de safety-eisen wordt voldaan. Zo zijn er bijvoorbeeld beveiligingsmaatregelen genomen bij de nooduitgangen die ongewenst gebruik voorkomen, zonder dat dit ten koste gaat van de veiligheid. Een belangrijk aandachtspunt is ook het faciliteren van toegang voor externe hulpverleners op onze locaties. Met als uitgangspunt snelle professionele hulpverlening, maar met behoud van de beveiligingsgraad. Met een combinatie van organisatorische-, bouwkundige- en installatietechnische maatregelen én de inzet van beveiligers, kunnen we op elke locatie en bij elk incidenttype de juiste inzet leveren, waarbij safety en security hand in hand gaan. Daar waar we tóch een keuze moeten maken zal safety altijd voorrang krijgen. Veiligheid van personen staat in ons safety- en securitybeleid altijd bovenaan.”
Grote en kleine locaties
De bhv-organisatie van ING telt in totaal circa 400 personen. De kern bestaat uit vrijwilligers, aangevuld met beveiligers en receptiemedewerkers. ING heeft haar facilitaire werkzaamheden uitbesteed aan haar partner CBRE. Ook de beveiligings- en receptiemedewerkers vallen onder deze dienstverlener en hiermee dus ook een deel van de uitvoerende bhv-taken. Opleidingen en oefeningen en het beheer van bhv-middelen en -uitrusting worden eveneens door CBRE verzorgd. De kern van de bhv-organisatie bestaat echter uit ING-medewerkers. De uitvoering van de bhv-werkzaamheden gebeurt in samenwerking, waarbij ING als eindverantwoordelijke de regie houdt. Jaarlijks vindt minimaal één bhv-oefening plaats. Het te oefenen scenario wordt afgestemd tussen de Beheerder Security en het Hoofd bhv. Om de kennis en vaardigheden op peil te houden, zijn alle bhv’ers verplicht tot het volgen van een jaarlijkse herhalingscursus.
De organisatie, taken en ook preparatie van de bhv-organisatie bij ING, zijn locatie specifiek, vanwege het grote verschil in de omvang en bemensing van de locaties. Eisma licht toe: “Op onze hoofdkantoren werken duizenden mensen, waardoor er daar voldoende ‘body’ is om een bhv-organisatie op te zetten. Per hoofdkantoorlocatie zijn een Hoofd bhv en Beheerder Security aangesteld. Op basis van het beleid en het kaderbeleidsplan stellen zij een ontruimings- en bhv-plan op. In dit plan staat gedetailleerd omschreven hoe een daadwerkelijke bhv-inzet op de locatie uitgevoerd moet worden. Er wordt gewerkt met scenario’s zoals ongeval, brand en ontruiming. In de huidige coronatijd is hieraan ook een gericht bhv-protocol voor Covid-19 besmettingen toegevoegd. Op basis van de scenario’s wordt de invulling- en omvang van de bhv-organisatie per locatie bepaald. Bijvoorbeeld hoeveel bhv’ers nodig zijn bij welk scenario en hoeveel er daadwerkelijk op de locatie aanwezig dienen te zijn tijdens werktijd. Om op ieder moment voldoende bhv’ers te kunnen inzetten, rekening houdend met wisselende beschikbaarheid door bijvoorbeeld ziekte of verlof, hebben we het aantal bhv’ers dat nodig is bij de grootst denkbare inzet vermenigvuldigd met een factor drie, als basis voor het aantal op te leiden mensen.”
Wellicht ook interessant
Voor de gebouwen van de hoofdkantoren die zich op korte loopafstand van elkaar bevinden, wordt gewerkt met bhv-clusters. Bhv’ers van deze panden kunnen gebouwoverstijgend ingezet worden. Wel zullen in ieder gebouw altijd voldoende bhv’ers aanwezig zijn voor een snelle eerste respons bij een eventuele ehbo-inzet. Voor die eerste inzet geldt een responstijd van maximaal zes minuten; de bhv-teams werken daarom in zogenaamde 6 minuten zones.
De situatie op de lokale bankkantoren is volgens Eisma totaal anders, omdat ze veel kleiner in omvang en overzichtelijker zijn. Daardoor is het risicobeeld eenvoudiger en er is meer sociale controle. “Maar ook op die locaties moeten medewerkers weten hoe ze in noodsituaties moeten handelen. Elke kantoormedewerker volgt daarom periodiek een bhv e-Learning cursus. Daarnaast is er een, op de lokale situatie afgestemde, instructiekaart en worden workshops aan het personeel gegeven. In geval van nood bellen ze 112.
Melding en alarmering
Voor het aansturen van de bhv- en beveiligingsorganisatie, beschikt ING over een eigen Bedrijfs Alarm Centrale, binnen de bank bekend als de Centrale Beveiligings Loge (CBL). De CBL is 24/7 bezet en speelt een centrale rol bij de inzet van bhv’ers op de hoofdkantoorlocaties. De CBL is bereikbaar via het centrale landelijke noodnummer van ING. Op alle hoofdkantoren zijn interne noodtelefoons of noodintercoms aanwezig, waarmee medewerkers rechtstreeks contact op kunnen nemen met de CBL. Het noodnummer kan ook gebeld worden met een vaste of mobiele telefoon. Zodra het noodnummer gebeld is en de centralist voldoende gegevens over het voorval heeft, wordt de bhv-inzet opgestart. Zowel de bhv-vrijwilligers als beveiligers worden dan opgeroepen via een Personen Zoek Installatie met pagers.
ING evalueert periodiek zijn bhv-organisatie om na te gaan of de interne hulpverlening bij incidenten effectief is. Een plan voor de nabije toekomst is om de alarmering van bhv’ers op een slimmere manier in te richten. Eisma: “We anticiperen op nieuwe werkwijzen en nieuwe samenwerkingsvormen. Zo willen we de pagers van de Personen Zoek Installatie vervangen door een bhv-app voor smartphones. Hiermee is het mogelijk om de bhv-organisatie te optimaliseren en mensen flexibeler en efficiënter in te zetten. De app biedt overzicht waar bhv’ers zich bevinden, zodat snel een gerichte inzet kan worden opgestart. Ook houden we beter zicht op het aantal aanwezige bhv’ers, zodat bij een dreigende onderbezetting opgeschaald kan worden. Uiteraard wordt bij het gebruik van deze functionaliteit rekening gehouden met de privacywetgeving. Daarnaast willen we meer investeren in zelfredzaamheid van onze werknemers. Wij geloven dat zelfredzaamheid van mensen veel bijdraagt aan een veiligere werkomgeving. We onderzoeken manieren om dit ‘spelenderwijs’ voor elkaar te krijgen met een soort learning-app. Uitgangspunt is een win-win situatie. We willen bereiken dat medewerkers het leuk en nuttig vinden om een rol als bhv’er op zich te nemen en daar bij noodsituaties in hun privéleven ook voordeel van hebben.” RJ//
Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd in Veiligheid 84, eerste kwartaal 2021
