FMHaaglanden is onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en levert facilitaire producten aan en verzorgt diensten voor 7 ministeries, 26 panden en 30.000 mensen. De afdeling Veiligheid is verantwoordelijk voor de beveiliging en veiligheid van deze ministeries, inclusief de bedrijfshulpverlening. Afdelingshoofd George van der Kamp en veiligheidsadviseur Nick Urgert vertellen hoe dit praktisch is georganiseerd.
De skyline van Den Haag wordt sinds een aantal jaren bepaald door de hoogbouw van verschillende ministeries, zoals de Hoftoren (Onderwijs) en De Resident (Volksgezondheid, Sociale Zaken). En wie over de Turfmarkt het centrum van Den Haag inloopt, kan niet om de bijna 150 meter hoge torens heen waarin de ministeries van Justitie & Veiligheid en Binnenlandse Zaken zijn gehuisvest. Bij binnenkomst in het gemeenschappelijke atrium van beide ministeries is meteen zichtbaar dat beveiliging hier ‘top of mind’ is: beveiligers en bewakingscamera’s houden elke bezoeker nauwlettend in de gaten. Registratie en identificatie zijn vereist en pas dan mag – onder begeleiding van de gastheer/-vrouw – het imposante pand worden betreden.
Integrale veiligheid
Verantwoordelijk voor de beveiliging en veiligheid van onder andere deze twee ministeries is de afdeling Veiligheid van FMHaaglanden. Afdelingshoofd George van der Kamp legt uit hoe dit in de ambtelijke praktijk hiërarchisch is georganiseerd: “De gebouwen zijn eigendom van het Rijksvastgoedbedrijf. Het ministerie dat erin is gehuisvest, is de gebouwgebruiker. En FMHaaglanden fungeert als facilitair beheerder van een pand. De afdeling Veiligheid bestaat uit drie senior-veiligheidsadviseurs die ieder twee zogenaamde locatieteams aansturen. Op elk ministerie dat wij faciliteren is een locatieteam aanwezig met aan het hoofd een facilitair manager. In een locatieteam zitten onder andere twee veiligheidsadviseurs die verantwoordelijk zijn voor de beveiliging en veiligheid op een locatie.”
Van der Kamp is met zijn afdeling verantwoordelijk voor de vertaling van de strategische beleidskaders van het Rijk naar de tactische en operationele aanpak op de locaties. Daarbij wordt uitgegaan van een integrale aanpak van veiligheid, waardoor niet alleen beveiliging en veiligheid maar ook bedrijfshulpverlening en calamiteitenbeheersing tot het takenpakket behoren. Functioneel stuurt hij de veiligheidsadviseurs aan.
Veiligheidsadviseur en Hoofd bhv
Nick Urgert is veiligheidsadviseur binnen het locatieteam van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). “Ons team bestaat verder uit nog een veiligheidsadviseur, een medewerker veiligheid, twee mensen op de meldkamer en een aantal beveiligers. We werken bovendien locatie-overstijgend, doordat we clusters van twee locatieteams hebben gemaakt. Op die manier wordt in geval van ziekte of vakantie de continuïteit gewaarborgd.”
De veiligheidsadviseurs uit de verschillende locatieteams hebben maandelijks een gezamenlijk overleg. Urgert: “Zo horen we wat er op andere locaties speelt. Als er bijvoorbeeld op een locatie een incident is geweest, dan maken we daar een verslag van en wordt dat gedeeld en besproken in ons veiligheidsoverleg. Vervolgens kijken we dan naar de eigen locatie hoe we ermee om zouden kunnen gaan. Of we bespreken vragen die we hebben en waar collega’s op andere departementen misschien al eens mee te maken hebben gehad. Daardoor leren we continu van elkaar.”
Behalve veiligheidsadviseur is Urgert ook Hoofd bedrijfshulpverlening. “De rol van Hoofd bhv is operationeel en is onderdeel van mijn functie. Maar ook iemand anders vanuit de bhv-organisatie kan Hoofd bhv zijn”, aldus Urgert.
Ministeries verantwoordelijk voor bhv-organisatie
De ministeries zijn als werkgevers zelf verantwoordelijk voor de invulling van de bhv-organisatie. Daarbij is het Rijksbrede handboek met daarin de strategische kaders voor de bedrijfshulpverlening leidend. Van der Kamp: “En die kaders vertaalt de afdeling Veiligheid dan weer naar de locaties waarvoor wij verantwoordelijk zijn. We hebben bijvoorbeeld een standaard bhv-ontruimingsplan opgesteld dat op alle locaties moet worden geïmplementeerd. Het format wordt centraal vanuit de afdeling aangeleverd, de invulling ervan gebeurt lokaal. Verder verzorgen wij het gehele facilitaire proces rondom bhv, van verbandkoffers tot Evac Chairs en AED’s. En wij zorgen ervoor dat de mensen worden opgeleid en getraind blijven.”
Bhv is cruciaal
Hoe dat op locatie werkt, legt Urgert uit. “Onze bhv-organisatie bestaat uit ongeveer 160 bedrijfshulpverleners. Aanlevering daarvan is een werkgeversverantwoordelijkheid, dus van het ministerie zelf. Maar het locatieteam monitort de bhv-organisatie, verzorgt de opleidingen en trainingen, en verzorgt de bhv-middelen. Als Hoofd bhv monitor ik bovendien dat er altijd voldoende bhv’ers aanwezig zijn. De afgelopen twee jaar is dat vanwege de coronaperikelen wat lastiger geweest, omdat de meeste mensen thuiswerken. Maar het is wel steeds gelukt.”
“Dat komt mede doordat bhv binnen het Rijk als cruciaal is bestempeld”, vult Van der Kamp aan. En dus moest de bhv-organisatie ondanks alles steeds op peil zijn en moest de bhv-bezetting op een locatie zijn afgestemd op het aanwezige aantal medewerkers. Van der Kamp: “Maar we monitoren de bhv-bezetting sowieso al tweemaal per dag, dat is voor ons een continu proces.”
Online contact
Gedurende de coronaperiode was en is het ook lastiger om de bhv’ers betrokken te houden, vervolgt Urgert. “Met nieuwe bhv’ers wordt een intakegesprek gehouden om zo de verwachtingen naar elkaar uit te spreken. Vervolgens is het belangrijk dat je goed contact onderhoudt met alle bhv’ers. Dat doen we bijvoorbeeld met gebouwgebonden oefeningen, zodat ze met elkaar kunnen oefenen. De afgelopen periode hebben we dat contact vooral online onderhouden en onze bhv’ers op die manier op de hoogte gehouden van de zaken die speelden.”
Leren van ontruimen
Met al die thuiswerkende bhv’ers viel ook de zo belangrijke jaarlijkse ontruimingsoefening in het water, vertelt Urgert. “Dat is echt een gemis, want oefenen is en blijft essentieel. Je loopt dan immers al je protocollen weer eens door en leert van zaken die misgaan. Zo leerden we bijvoorbeeld van onze laatste reguliere ontruimingsoefening dat medewerkers bij het verlaten van het gebouw dezelfde route volgen die ze gewend zijn te nemen bij binnenkomst. Dat zorgde voor opstoppingen in de trappenhuizen. Uit de evaluatie bleek dat we zowel de bhv’ers als de medewerkers beter moesten informeren over de verschillende alternatieve vluchtwegen in het pand, zodat die ook gebruikt gaan worden. We doen dit door met de bhv’ers alle trappenhuizen in het gebouw nog eens langs te lopen en door de medewerkers via ons intranet te informeren. Of dit het gewenste effect heeft, zal bij de eerstvolgende oefening moeten blijken. En zo niet, dan weten in elk geval de bhv’ers hoe ze de mensen beter over de beschikbare vluchtwegen kunnen verdelen.”
Urgert benadrukt nog wel dat het niet zo is dat de bhv-organisatie de afgelopen twee jaar helemaal niet beoefend is. “Met de aanwezige bhv’ers zijn kleine oefeningen gehouden en verder zijn de jaarlijkse herhalingstrainingen, weliswaar aangepast aan de coronamaatregelen, gewoon doorgegaan.”
Bewustwording bij medewerkers
Van de Kamp wil tot slot nog iets meer kwijt over het informeren van de medewerkers. “Dat eindigt natuurlijk niet met een bericht op het intranet. De bhv’ers zijn ook onze ambassadeurs in de organisatie. Daarom vragen we hen om in hun afdelingsoverleggen de onderwerpen veiligheid en bhv regelmatig op de agenda te zetten en te bespreken. Zo creëer je ook bewustwording bij medewerkers.”
“En directies kunnen onze afdeling vragen om een presentatie over veiligheid en bhv te verzorgen”, vult Urgert aan. “Verder organiseren wij safety walks door het gebouw. Tijdens zo’n ronde laat een veiligheidsadviseur aan medewerkers zien waar de vluchtwegen zijn, of hoe bijvoorbeeld een nooddeurontgrendeling werkt.”
Draagvlak voor bhv
Om medewerkers bewuster te maken van het belang van veiligheid en bhv, is het belangrijk dat dit mede wordt uitgedragen door de top van een organisatie. Bij de ministeries is dit vanzelfsprekend, blijkt uit het verhaal van Urgert. “We hebben volledige ondersteuning vanuit de departementsleiding. Illustratief daarvoor is dat aan het begin van de coronaperiode zowel de minister als de secretaris-generaal van het ministerie van VWS in een bericht aan de medewerkers benadrukten dat ondanks de veranderde omstandigheden bhv belangrijk bleef.”
“Daaruit blijkt eens te meer dat veiligheid en bhv binnen het Rijk hoog in het vaandel staan en dat er draagvlak voor is”, sluit Van der Kamp af. AdK//
