Sinds de coronapandemie werken we meer thuis en minder op kantoor. Wat betekent hybride werken voor de bhv-organisatie? In een serie artikelen besteedde Vakblad Veiligheid de afgelopen maanden aandacht aan deze actuele ontwikkeling. Een drietal organisaties deelden hun leerervaringen en inzichten voor de toekomst.
Hybride werken is inmiddels voor steeds meer organisaties in Nederland het nieuwe normaal.
Rijkswaterstaat
Eén van die organisaties is Rijkswaterstaat. Tom Doppenberg, Hoofd bhv en Isabelle Blok, adviseur verandermanagement signaleerden een aantal specifieke uitdagingen.
Specifieke uitdagingen voor bhv in een hybride omgeving:
- De combinatie van thuis en op kantoor werken, betekent dat de bhv-organisatie rekening moet houden met de risico’s van verschillende werkplekken. Doppenberg. “Kantoor is vooral een plek voor ontmoeting en overleg. Maar er zijn ook speciale voorzieningen om bijvoorbeeld rustig te (video)bellen en geconcentreerd te werken. Bij een evacuatie letten bhv’ers extra op deze werkplekken, omdat het risico bestaat dat medewerkers daar de ontruimingssignalen niet goed meekrijgen. Nog mooier zou zijn als medewerkers vooraf nadenken over dergelijke risico’s en bijvoorbeeld altijd – letterlijk! – in het zicht blijven van een collega.”
- Thuiswerken creëert nieuwe risico’s. Blok: “Wat doe je als in een online meeting een thuiswerkende collega onwel wordt? We vragen intern veel aandacht voor de procedures voor dergelijke situaties. Als iemand thuis werkt, dan kan de managementondersteuner het thuisadres doorgeven aan de hulpdiensten. Maar als iemand op locatie is bij een opdrachtnemer, dan werkt dat natuurlijk niet.”
- De brandveiligheid op thuiswerkplekken is een punt van aandacht. Doppenberg: “We denken bij veilig en gezond thuiswerk misschien vooral aan bureaustoelen en beeldschermen. Maar denk ook aan rookmelders, CO2-melders en de veilige omgang met de opladers van telefoons en laptops.”
Unilever
Het ‘hybride werken’ levert voor veel werkgevers uitdagingen op bij het organiseren van de bedrijfshulpverlening. Zo ook bij Unilever in Rotterdam, waar de dagelijkse personele bezetting de afgelopen drie jaar met circa 40 procent is gedaald. Om tijdens kantooruren de bezetting continu te waarborgen, besloot de multinational ook de bhv hybride te organiseren. Willem Moerkerken was tot april van dit jaar security manager Benelux bij Unilever en was daarnaast Hoofd bhv bij het Nederlandse kantoor in Rotterdam. Hij vertelde onder andere hoe de invoering van een app hierbij behulpzaam was.
Moerkerken: “Hybride werken zonder vaste werkplek in het gebouw was voor ons de reden om over te gaan tot de invoering van de Safeguard-app. Daarmee kunnen we onze capaciteit slim managen en inzetten. Via de app registreren alle bhv’ers zich automatisch als ze het gebouw binnenkomen en het systeem weet continu waar zij zijn. Hoewel elk van de twee kantoorlocaties zijn eigen noodorganisatie heeft, zijn de bhv’ers in beide locaties inzetbaar. Ze verrichten hun dagelijks werk soms ook op wisselende plekken. Dankzij de app kunnen we de totale bhv-capaciteit flexibel inzetten op het Weena én het Hofplein. Door de bhv-opleidingen en herhalingstrainingen gezamenlijk te organiseren kennen de mensen elkaar en kennen ze beide gebouwen. Zo maken we optimaal gebruik van onze beschikbare capaciteit en hebben we de paraatheid op beide locaties geborgd.”
MN
De Zilveren Toren aan de Prinses Beatrixlaan in Den Haag is de thuisbasis van pensioenuitvoerder en vermogensbeheerder MN. In het gebouw zijn ook andere organisaties gevestigd. Arjen van ‘t Klooster, manager van het Facilitair Bedrijf, vertelde over de bhv-organisatie in een hybride werkomgeving met verschillende huurders.
Al tijdens de lockdowns heeft MN de transitie naar een hybride werkomgeving actief verkend. Van ’t Klooster: “Vanwege de aard van ons werk is ons kantoor nooit volledig gesloten geweest. De bezetting in de coronatijd was tien tot twintig procent. We hebben toen zorgvuldig onderzocht hoe medewerkers thuiswerken ervaren, en wat ze daarbij aan ondersteuning wensen. De meeste medewerkers wilden wel de helft van de werkweek thuis werken, ook in het nieuwe normaal. Tegelijkertijd hebben we gekeken naar wat er goed werkt om de balans te vinden tussen op kantoor en thuis werken. In de visie van MN betekent hybride werken dat je ongeveer twee dagen per week thuiswerkt. Dat geldt ook voor bhv’ers, en daarom is er een grotere ploeg van bhv’ers nodig om de roosters rond te krijgen.”
Aandachtspunten voor een sterke bhv in een hybride werkomgeving:
- Goede trainingen zijn hiervoor essentieel. Van ’t Klooster: “Met name in een groot gebouw waar meerdere organisaties zijn gevestigd, zijn trainingen noodzakelijk om op de hoogte te zijn van de verschillende werkomgevingen en werkwijzen. Daarnaast versterken gezamenlijke trainingen het onderlinge vertrouwen.”
- Een ander aandachtspunt in de context van hybride werken is volgens MN om oog te houden op het welzijn van thuiswerkende collega’s.
- Daarnaast moeten de bhv-roosters continu worden afgestemd op de fluctuerende kantoorbezetting.
