Het VieCuri Medisch Centrum ligt langs de Maas aan de rand van Venlo. Vanuit de beddenhuizen hebben patiënten en medewerkers een mooi uitzicht op de rivier. Dat uitzicht werd op 15 en 16 juli grimmig, toen het wassende water een serieuze bedreiging werd voor het ziekenhuiscomplex. Na de stortregens vanaf 13 juli in het Limburgse heuvelland en de stroomgebieden van de Maas en haar zijrivieren in Duitsland en België, was de verwachting van Rijkswaterstaat dat de afvoer van de rivier zou oplopen tot boven het recordvolume van 1995. VieCuri schaalde op donderdag 15 juli zijn crisisorganisatie op en nam op 16 juli de beslissing het ziekenhuis daadwerkelijk preventief te evacueren.
Voorbereidingen
“We hebben daar een goed plan voor”, vertelt Ruud Sturznickel, adviseur crisisbeheersing en Hoofd bhv bij VieCuri. “Het evacueren van een ziekenhuis, compleet met alle patiënten en hun zorgdossiers en de verplaatsing van de zorg naar elders, is een enorm complexe operatie. Het is een scenario dat je als ziekenhuis eigenlijk hoopt te vermijden. Een volledige evacuatie voor langere tijd is wezenlijk anders dan een acute tijdelijke ontruiming van een afdeling, bijvoorbeeld bij brand. Beide scenario’s hebben hun eigen dynamiek en uitdagingen. Bij hoog water hebben we in feite de luxe om de ontruiming in relatieve rust en gefaseerd uit te voeren, omdat het een paar dagen duurt voordat een hoogwatergolf vanuit België Venlo bereikt.”
Heel belangrijk in de beginfase is volgens Sturznickel het overleg met het crisismanagement van de veiligheidsregio en in het bijzonder het waterschap. “De verwachte waterstanden zijn bepalend voor de te nemen maatregelen. Als de verwachting is dat het water zo hoog komt dat het ons zorgproces daadwerkelijk in gevaar kan brengen, stoppen we bijvoorbeeld al met opname van patiënten en brengen we in kaart welke klinische patiënten eventueel vroegtijdig ontslagen kunnen worden. Zo verkleinen we het patiëntenbestand dat in de acute fase met ambulances en busvervoer naar andere ziekenhuizen moet worden overgeplaatst. In 2015 hebben we dit noodplan met de ziekenhuisorganisatie en Lotus-slachtoffers nog beoefend.”
Na de hoogwatergolven van 1993 en 1995 is dankzij de uitvoering van het programma ‘Ruimte voor de rivier’ en de bouw van kades en dijken de dreiging van overstroming van de Maas verminderd. Ook rond het terrein van VieCuri ligt langs de Maasoever een beschermende kade die een zekere weerstand biedt tegen het wassende water. Crisiscoördinator Susan Rutten: “Maar op 15 juli werd de situatie door de zeer hoge waterstand in de rivier toch dreigend. Volgens het waterschap was er een reëel risico dat de kade bij verder oplopende waterstanden kon bezwijken of overstromen. In dat geval zouden we het water binnen een uur ín het ziekenhuis hebben. Dan is er geen tijd meer voor een goed gestructureerde evacuatie. Het gaat overigens niet om watermassa’s van een meter hoog, maar een laag van tien centimeter op de begane grond is al genoeg om gevaar op te leveren. Bovendien bevindt zich onder het ziekenhuis een kelderlaag, waarin zich vitale systemen en ook het logistieke proces bevinden. Als de kelder onder water loopt, vallen onze zorgprocessen uit en kunnen we geen veilige zorg meer bieden.”
Zorgvuldige planning
Donderdagavond 15 juli kreeg VieCuri een officiële ‘voorwaarschuwing’ voor een mogelijke overstroming en werd de voorbereiding van de evacuatie in gang gezet. Er werden drie crisisteams gevormd: één team dat zich richtte op de evacuatie van de patiënten, één team voor het veiligstellen van het gebouw, infrastructuur en apparatuur en een overkoepelend crisisteam op directieniveau.
Sturznickel: “In ons voordeel was dat we als ziekenhuisorganisatie al bijna anderhalf jaar non-stop met een crisisstructuur werkten, vanwege de coronapandemie. Zowel de bedrijfsnoodorganisatie als de medewerkers in de zorg stonden dus al ‘in de crisisstand’. We hoefden niet vanaf een nulpunt op te starten; alleen de focus was anders. Het ziekenhuis moest leeg! Vrijdagochtend om 11 uur namen we het besluit tot evacuatie. Op grond van de verwachte waterstanden stelden we vast dat we tot 12 uur op zaterdagmiddag 17 juli de tijd hadden om de evacuatie gefaseerd af te ronden. We zijn toen begonnen patiënten bij wie dat verantwoord kon vervroegd te ontslaan.”
Het plannen van de feitelijke evacuatie vereiste volgens Rutten grote zorgvuldigheid: “Voor elke te evacueren patiënt moeten we elders een geschikte plek vinden, in een ziekenhuis dat de gewenste medische specialisaties in huis heeft. Daarnaast moet een compleet en actueel patiëntendossier met elke patiënt worden meegestuurd om de zorg zo goed mogelijk over te dragen aan het ontvangende ziekenhuis. En extra zorg is er uiteraard voor de zeer kwetsbare patiënten van de hartbewaking en intensive care, die met heel veel levensondersteunende apparatuur verplaatst moeten worden. Kortom: organisatorisch, logistiek en administratief is zo’n evacuatie een heel intensief en tijdrovend proces. Bovenal moeten andere ziekenhuizen ook de ruimte hebben om onze patiënten op te vangen. Bij deze evacuatie ging het uiteindelijk om circa 130 patiënten.”
Ondersteuning van LCPS
Een gunstige factor voor de evacuatie was dat de druk op de ziekenhuizen als gevolg van Covid-19 vele malen lager was dan tijdens de eerdere opnamepieken. Een tweede factor die goed uitpakte voor VieCuri was het feit dat het Landelijk Coördinatiecentrum Patiëntenspreiding (LCPS) nog actief was. Het LCPS was gedurende de hele Covid-pandemie een belangrijke ondersteuningsorganisatie in de spreiding van patiënten over Nederland en zelfs buiten de landsgrenzen. Vanuit die ervaring met patiëntenverplaatsingen bood het LCPS zijn diensten aan om het VieCuri Medisch Centrum te ondersteunen bij het vinden van geschikte opnamelocaties en het vervoer te coördineren.
Sturznickel: “We spraken af dat wij met al ons medisch en ondersteunend personeel en de bedrijfsnoodorganisatie binnen VieCuri alle patiënten in gereedheid zouden brengen, compleet met informatiedossier voor de overdracht en alle benodigde medicamenten en ondersteunende apparatuur. Wij meldden de patiënten aan in het systeem van het LCPS, waarna het LCPS het vervoer regelde om ons te ontzorgen. Kort samengevat was de gedachte route dat ambulances, mobiele intensive care units en aangepaste bussen vanaf vrijdagavond gefaseerd in clusters naar het ziekenhuis zouden komen. Elk met de specifieke opdracht om een bepaalde patiënt naar een gekozen ziekenhuis te vervoeren. Een aanpak die ons enorm zou ontzorgen. Je moet zo’n operatie ook spreiden in de tijd, omdat de beschikbare vervoerscapaciteit niet grenzeloos is. Dat geldt vooral voor de gespecialiseerde mobiele intensive care units, de MICU’s. Daarvan zijn er in Nederland maar een paar. En het reguliere ambulance- en IC-vervoer in de rest van het land moet natuurlijk ook gewoon doorgaan.”
Onaangename verrassing
Hoewel het VieCuri Medisch centrum en het LCPS de organisatie van het vervoer strak hadden geregeld, volgens een tijdschema gebaseerd op de hoogwaterverwachting, liep het in de praktijk helemaal anders. Sturznickel: “Op vrijdagmiddag kregen we bericht van het waterschap dat de verwachte hoogwatergolf niet pas in de nacht van zaterdag op zondag werd verwacht, maar al in de nacht van vrijdag op zaterdag. Daardoor hadden we plotseling een veel krapper tijdpad en moesten we vrijdagmiddag al starten met een versnelde evacuatie.”
Een van de knelpunten die zich daarbij voordeed was volgens Sturznickel dat door de veiligheidsregio versneld zoveel mogelijk ambulancecapaciteit vanuit heel Nederland naar VieCuri werd gedirigeerd. “De hele parkeerplaats stond ineens vol met ambulances. Maar die arriveerden zonder gerichte vervoersopdracht, zoals we met het LCPS grondig hadden voorbereid. Op het laatste moment moesten we dus op de parkeerplaats nog veel regelwerk verrichten om de patiënten met dossiers en begeleidend personeel aan een ontvangend ziekenhuis te koppelen. Daarbij had ik veel steun aan een Officier van Dienst van de GHOR en een coördinerende ambulance, die ter plekke orde schiepen door een scheiding te maken in hoog-complex en laag-complex vervoer en ervoor zorgden dat de juiste patiënten in de juiste ambulances of andere vervoervormen terechtkwamen. Die extra handen waren voor mij zeer waardevol. Er komt in zo’n evacuatieproces zo veel op je af dat je taken moet delegeren.”
Regelmatig communiceren
Door de hectiek tijdens het versnelde evacuatieproces was er volgens Sturznickel ook onvoldoende gelegenheid om te schakelen met zijn collega crisiscoördinator Susan Rutten, die met het crisisteam patiëntenevacuatie binnen bezig was met het gereedmaken van patiënten. Rutten: “Wij hadden binnen geen idee van wat zich buiten op de parkeerplaats allemaal afspeelde en dat daar tientallen ambulances stonden te wachten, terwijl wij nog uitgingen van gefaseerd vervoer in kleine clusters. Van deze ervaring hebben we veel geleerd, met name ten aanzien van het functioneren van onze eigen crisisorganisatie bij ontruiming en de onderlinge communicatie. Ongeacht de werkdruk en de hectiek van een evacuatie moeten we toch de tijd nemen om als crisiscoördinatoren regelmatig met elkaar te communiceren, zodat we allemaal hetzelfde beeld hebben.”
Collectieve inspanning
Met de inzet van tientallen ambulances, enkele MICU-eenheden en twee aangepaste bussen, werd de evacuatie van het VieCuri Medisch Centrum binnen enkele uren voltooid. Sturznickel en Rutten stellen vast dat de plotselinge verslechtering van de situatie weliswaar een complicerende factor was, maar dat met veel veerkracht en flexibiliteit de evacuatie tijdig kon worden voltooid. “De evacuatie was een geweldige collectieve inspanning van alle diensten en afdelingen van het ziekenhuis, waarbij we deels de ervaringen van de oefening uit 2015 konden benutten. Maar van deze spoedevacuatie kunnen we wel veel leren ten aanzien van onze onderlinge communicatie en afstemming. Zo hadden we wellicht in een eerder stadium ondersteuning vanuit de veiligheidsregio-GHOR kunnen inschakelen om ons te ondersteunen. We gaan het hele proces nog grondig evalueren om te zien waar we ons evacuatieplan nog kunnen verbeteren. Uiteindelijk is ons terrein gelukkig niet overstroomd en is het ziekenhuis zonder schade gebleven. Na enkele dagen konden we het ziekenhuis weer in gebruik nemen en het zorgproces weer opstarten.” RJ//
Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd in Veiligheid 86, vierde kwartaal 2021
