Op de campus van pensioenuitvoerder AZL, met meerdere gebouwen en relatief grote afstanden, zijn duidelijke procedures en een goede alarmering enorm belangrijk. Hoofden bhv Roy Stevens en Ronald Geraerds benutten de coronatijd onder meer om te zoeken naar nieuwe oefenvormen, zoals de table-top-oefening.
Mini-campus
Na de definitieve sluiting van de mijnen in Zuid-Limburg, begin jaren zeventig, groeide pensioenuitvoerder AZL uit tot een van de belangrijkste werkgevers in de voormalige mijnstad Heerlen. Inmiddels werken ze voor bijna 50 pensioenfondsen. Het hoofdkantoor van AZL bevindt zich in een markant, hoefijzervormig gebouw, niet ver van de gezellige Heerlense binnenstad.
De bedrijfshulpverlening bij AZL staat op dit moment onder leiding van Roy Stevens (Hoofd bhv, rechts op de foto) en Ronald Geraerds (plaatsvervangend Hoofd bhv, links op de foto). Uitdagend is vooral het feit dat AZL huist op een soort ‘mini-campus’ met meerdere gebouwen, schetst Geraerds. “Achter het hoofdgebouw liggen meerdere kleinere gebouwen waar ook mensen aan het werk zijn. Er is een voormalig schoolgebouw, de Nobel, de bijbehorende voormalige gymzaal, en nog een derde bijgebouw.”
Snelle alarmering
Die situatie, met meerdere gebouwen rondom een gedeelde binnentuin, is volgens Stevens altijd wel een aandachtspunt voor de bhv. “Bij volledige bezetting zitten we hier in Heerlen met rond de vierhonderd medewerkers, waarvan er op dit moment ruim twintig actief zijn als bhv’er. Als er iets gebeurt, wil je uiteraard dat de bhv snel ter plekke is. Niet voor niets zorgen we ervoor dat het aantal aanwezige bhv’ers goed verdeeld is over de verschillende gebouwen. Ook investeerden we enkele jaren geleden in een nieuw alarmeringssysteem, MultiBel. Zodra het brandmeldsysteem afgaat in een van de gebouwen, belt MultiBel automatisch alle aanwezige bhv’ers. Ook verstuurt het systeem een automatisch gegenereerd bericht naar alle telefoons. Door die gelijktijdige alarmering gaat er geen onnodige tijd verloren en is er altijd wel een bhv’er snel ter plaatse.” Bij kleinere incidenten belt het systeem eerst de bhv’ers die gekoppeld zijn aan het betreffende gebouw, vervolgt Stevens. “Normaal gesproken is dat al voldoende om zo snel mogelijk iemand ter plekke te krijgen. Gebeurt dat om wat voor reden dan ook niet, dan gaat het systeem net zo lang door met bellen en berichten sturen totdat er een minimaal vereist aantal bhv’ers ter plekke is. Het mooie aan dit systeem is dat het in principe geen menselijk handelen vereist. Wel kunnen bhv’ers of de receptie zelf via het systeem een alarmering uitsturen.”
Ontruimen
Bij een groot brandincident moet er uiteraard ontruimd worden. Grootschalig oefenen staat één keer per jaar op de agenda, waarbij elk jaar een ander gebouw centraal staat. Eens per vier jaar wordt ook de campus als geheel ontruimd, vertelt Geraerds. “De moeilijkheidsgraad van de oefeningen is in de loop der jaren wel opgevoerd. Nu simuleren we bijvoorbeeld meerdere incidenten die gelijktijdig plaatsvinden; brand in het ene gebouw, terwijl aan de andere kant van de campus iemand een hartinfarct krijgt. Hoe reageren onze bhv’ers en medewerkers dan? Weten ze wat ze moeten doen? Een goede manier om procedures door te lichten en mensen scherp te houden.”
Leerzame oefening
Er werd ook wel eens een ontruimingsoefening gehouden in het ene gebouw, terwijl er in een ander gebouw aangekondigd onderhoud aan de brandmeldinstallatie plaatsvond, vervolgt Geraerds. “Komen de bhv’ers in dat geval ook opdagen, ondanks de mogelijke verwarring? Dat bleek gelukkig zo te zijn. Het grootste probleem deed zich voor aan de receptie, waar de receptionist behoorlijk overdonderd werd: was er nu wel of geen brand? In de milde paniek die ontstond, gingen ook niet-bhv’ers zich ermee bemoeien. Onbedoeld werd het zo een hele leerzame – en stiekem ook wel leuke – oefening, waarbij ook het samenspel met de receptie weer eens goed tegen het licht werd gehouden. Het protocol is nu heel helder: alleen een ploegleider of het Hoofd bhv bepaalt onder de streep wat er moet gebeuren. Het belang van goede afspraken werd in dit geval weer eens bevestigd.”
Assistenten voor ontruimingen
Tijdens oefeningen komen op deze manier vaker onduidelijkheden aan het licht. Goede afspraken, protocollen en procedures zijn des te belangrijker nu de bezetting tijdens de coronacrisis vaak minimaal is, schetst Stevens. “Gemiddeld waren er nog maar zo’n veertig medewerkers tegelijk aan het werk. Al snel kwamen we tot de conclusie dat een bezetting van vier bhv’ers het minimum is om goed te kunnen ingrijpen bij incidenten en ontruimingen in goede banen te kunnen leiden. Daarnaast hebben we sinds kort een aantal ‘assistenten’ benoemd: vrijwilligers die officieel geen bhv’er zijn, maar die bij een ontruiming wel kunnen assisteren. Bijvoorbeeld bij het naar buiten begeleiden van collega’s, of bij het opvangen van de hulpdiensten. Dat werkt goed, zo hebben we gemerkt tijdens de laatste ontruimingsoefening. Als je een assistent met een hesje bij een deur zet om te bewaken dat daar niemand inloopt, scheelt dat weer de inzet van een ‘echte’ bhv’er. Deze groep assistenten – die nu uit vijf mensen bestaat – willen we de komende tijd daarom verder uitbreiden.”
Effectief oefenen
AZL beschikt ook over twee preventiemedewerkers, die de gebouwen regelmatig controleren op onveilige situaties. Eén keer per jaar maakt ook de bhv-ploeg een rondgang over de campus, omdat niet elke bhv’er elk gebouw even goed kent. En verder is de eerste maandag van de maand begin dit jaar uitgeroepen tot vaste testdag. De brandmeldinstallatie, de portofoons en het MultiBel-systeem worden dan getest. Ook wordt gecheckt of alle vluchtwegen nog goed toegankelijk zijn, of de handbrandblussers, de handbrandmelders en de brandhaspels bereikbaar en functioneel zijn, en of de AED’s en ehbo-koffers nog in orde zijn.
Table-top-oefening
Tijdens de coronacrisis experimenteerde de bhv-ploeg verder voor het eerst met de table-top-oefening. Dat beviel goed, blikt Stevens terug. “De table-top is een goede manier om, in pakweg een halfuur, verschillende situaties en scenario’s door te lopen. Daarvoor hebben we een aantal plattegronden afgedrukt op groot formaat, waarop we vervolgens met Lego-poppetjes de werkelijkheid naspelen. In het begin was dat nog wat onwennig – het duurt even voordat mensen ook echt het gevoel hebben dat zij dat ene poppetje zijn –, maar al snel zat iedereen goed in zijn of haar rol. Na het doorlopen van elk scenario hielden we een korte evaluatie: waarom heb je bepaalde keuzes gemaakt? En wat kan er een volgende keer wellicht beter? Erg leerzaam.” De bedoeling is om de table-top drie keer per jaar te doen, vervolgt Stevens. “Als we het vaker gaan doen, haken mensen op een gegeven moment af, denk ik. Daarom is dit volgens ons een goede frequentie. Zeker in combinatie met de reguliere oefening en de jaarlijkse herhalingscursussen, krijgt elke bhv’er op deze manier voldoende oefening.” JP//
Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd in Veiligheid 85, derde kwartaal 2021
