De Zilveren Toren aan de Prinses Beatrixlaan in Den Haag is de thuisbasis van pensioenuitvoerder en vermogensbeheerder MN. In het gebouw zijn ook andere organisaties gevestigd. Arjen van ‘t Klooster, manager van het Facilitair Bedrijf, vertelt over de bhv-organisatie in een hybride werkomgeving met verschillende huurders.
MN is pensioenuitvoerder en vermogensbeheerder van en voor de Nederlandse pensioenfondsen PMT, PME en Bpf Koopvaardij. Bij de organisatie werken zo’n 1.000 professionals aan een goed pensioen voor 1,5 miljoen mensen in de sectoren metaal, techniek en maritiem. MN is hoofdhuurder van de iconische Zilveren Toren, een zeventien verdiepingen tellend kantoorgebouw aan de Prinses Beatrixlaan, vlakbij het centrum van Den Haag.
Van HNW naar hybride werken
“Sinds 2022 is hybride werken de norm bij MN. Al vóór de coronacrisis was ons kantoor ingericht op deeltijd thuiswerken. In het kader van Het Nieuwe Werken was de werkvloer ingedeeld in verschillende sferen, en was alles technisch geregeld om thuiswerken te faciliteren. De pandemie heeft de overstap naar hybride werken versneld”, vertelt Arjen van ‘t Klooster, als manager van het Facilitair Bedrijf verantwoordelijk voor de bhv-organisatie van MN en de Zilveren Toren.
Al tijdens de lockdowns heeft MN de transitie naar een hybride werkomgeving actief verkend. “Vanwege de aard van ons werk is ons kantoor nooit volledig gesloten geweest. De bezetting in de coronatijd was tien tot twintig procent. We hebben toen zorgvuldig onderzocht hoe medewerkers thuiswerken ervaren, en wat ze daarbij aan ondersteuning wensen. De meeste medewerkers wilden wel de helft van de werkweek thuis werken, ook in het nieuwe normaal. Tegelijkertijd hebben we gekeken naar wat er goed werkt om de balans te vinden tussen op kantoor en thuis werken. In de visie van MN betekent hybride werken dat je ongeveer twee dagen per week thuiswerkt. Dat geldt ook voor bhv’ers, en daarom is er een grotere ploeg van bhv’ers nodig om de roosters rond te krijgen.”
Centrale bhv-organisatie op gebouwniveau
De Zilveren Toren beslaat zo’n 30.000 vierkante meter kantooroppervlakte en overige ruimten. Naast MN zijn er enkele andere organisaties gevestigd op drie verhuurde etages. Met de overgang naar hybride werken heeft MN de hoeveelheid eigen kantoorruimte teruggebracht. Sinds kort worden er daarom ook nog eens vier etages verhuurd aan het Rijksvastgoedbedrijf.
De aanwezigheid van meerdere huurders stelt de bhv-organisatie voor nieuwe uitdagingen. Welke werkwijze wordt er gevolgd op een hybride werklocatie waar verschillende organisaties zijn gevestigd? Van ‘t Klooster: “De bhv-organisatie van MN is doorontwikkeld tot de centrale bhv-organisatie van de Zilveren Toren. Het Hoofd bhv is afkomstig van MN, en onze manier van werken is doorgevoerd naar de andere huurders.” De aanpak betekent bijvoorbeeld dat alle bhv’ers gebruikmaken van het communicatiesysteem met portofoons van MN, en dat de huurders samen zorgen voor de gewenste bezetting. Het uitgangspunt is dat er één bhv’er aanwezig is voor elke vijftig aanwezige medewerkers.
Hoe krijgen de verschillende organisaties de bhv-roosters rond? “Een groot voordeel van onze centrale aanpak is dat de twee aanwezige beveiligers in het gebouw volledig opgeleid zijn voor bhv en ehbo, en inzetbaar zijn voor incidenten. De twee receptionisten treden als bhv’ers begeleidend op bij een ontruiming. Daarmee hebben we in de basis altijd al vier bhv’ers in huis”, zegt Van ‘t Klooster. “De Facilitaire Dienst van MN roostert alle bhv’ers in, ook van huurders. Zo zorgen we samen dat de bhv-bezetting altijd op orde is.”
De werkwijze van de bhv-organisatie is in essentie onveranderd, voegt Van ‘t Klooster toe. “Voorheen verzorgden we de bhv met uitsluitend medewerkers van MN. Nu werken we ook met de bhv’ers van onze medehuurders. Dat vergt natuurlijk goede afstemming. Bij een incident kan het immers gebeuren dat iemand van een andere organisatie optreedt op onze etage. Dat betekent dat je vooraf goed moet weten hoe je als bhv communiceert. Welke rol vervul je? Hoe handel je? Hoe zorg je voor vervanging als je onverwacht niet aanwezig bent op het moment dat je staat ingeroosterd?”
Vrijwillig, maar niet vrijblijvend
Huurders die zich vestigen in de Zilveren Toren committeren zich aan de werkwijze van de bhv-organisatie in de Zilveren Toren, zegt Van ‘t Klooster over het draagvlak voor het bhv-beleid. “We weten allemaal van elkaar dat het bij een incident niet uitmaakt van welke organisatie een bhv’er is. Het is fijn om gezamenlijk verantwoordelijk te zijn voor de bhv. Het maakt een organisatie minder kwetsbaar om de bezetting op gebouwniveau te regelen.”
Ook de gezamenlijke bhv-trainingen worden gewaardeerd, merkt Van ‘t Klooster. “Bhv-trainingen vinden in de avond plaats, afwisselend op locatie van de verschillende huurders. Zo leer je elkaar kennen als team én raak je vertrouwd met de verschillende werkomgevingen. Hoe ontsluit je na een bhv-oproep een etage waar je zelf niet werkzaam bent? Hoe ziet de indeling van de andere kantoren eruit? Hoe vind je snel de weg?”
Een belangrijk uitgangspunt in de Zilveren Toren is dat bhv vrijwillig is, maar niet vrijblijvend. Van MN-medewerkers wordt gevraagd dat ze aanwezig zijn bij zeker drie van de zes bhv-trainingen die jaarlijks in de avonduren worden georganiseerd. De andere huurders hanteren doorgaans de wettelijke richtlijnen voor trainingen en certificeringen, maar haken ook aan bij de activiteiten van MN. “Bhv is populair bij MN, en de aandacht voor ehbo en reanimatie neemt toe. Nieuwe medewerkers informeren we standaard over de mogelijkheden om bhv’er te worden. Je krijgt als bhv’er veel waardering. Denk aan een vergoeding, een weekend met bijzondere trainingen en een barbecue, en jaarlijkse wedstrijden tegen bhv-teams van andere grote organisaties uit de regio.”
Trainingen en roosters
Goede trainingen zijn essentieel voor een sterke bhv in een hybride werkomgeving, benadrukt Van ‘t Klooster. “Met name in een groot gebouw waar meerdere organisaties zijn gevestigd, zijn trainingen noodzakelijk om op de hoogte te zijn van de verschillende werkomgevingen en werkwijzen. Daarnaast versterken gezamenlijke trainingen het onderlinge vertrouwen.”
Een ander aandachtspunt in de context van hybride werken is volgens MN om oog te houden op het welzijn van thuiswerkende collega’s. Daarnaast moeten de bhv-roosters continu worden afgestemd op de fluctuerende kantoorbezetting. “De meeste medewerkers werken vaker thuis dan voorheen, en dat geldt ook voor bhv’ers. Daarom zijn er relatief veel bhv’ers nodig om altijd het gewenste aantal op kantoor te hebben. Ons beleid is dat alle gemotiveerde medewerkers – ook als ze (nog) niet volledig in vaste dienst zijn – een bhv-opleiding mogen volgen. Daarnaast zijn leidinggevenden, die meestal drie tot vijf dagen per week op kantoor zijn, geïnstrueerd om de etage waar ze werkzaam zijn na een melding te ontruimen. Zo vergroten we de veerkracht van de bhv-organisatie.” LD//
