Ontruimen is een van de kerntaken van elke bhv-organisatie. Maar door onder andere flexwerken en een teruglopende bezettingsgraad op kantoor zijn er minder bedrijfshulpverleners. Dit dwingt bedrijven na te denken over het anders organiseren van ontruimingen in noodsituaties. Een van de oplossingen is alle medewerkers een basiscursus ontruimer te geven. Het NIBHV ontwikkelde er een e-learning-module voor: ‘Iedereen ontruimer’. Q8 is ermee aan de slag.
Het Nederlandse hoofdkantoor van oliemaatschappij Q8 is gevestigd in een van de iconen van Rotterdam: het monumentale Groothandelsgebouw aan het Stationsplein. Een knooppunt van bedrijvigheid in de Maasstad, want het markante complex met rond de 100.000 vierkante meter aan kantoorruimte huisvest meer dan 400 bedrijven. Naast een bedrijfshulpverleningsorganisatie van de beheersmaatschappij hebben alle huurders ook hun eigen bhv-verantwoordelijkheden, waaronder het ontruimen van hun deel van het gebouw.
Vaker thuiswerken
“Maar het wordt steeds lastiger om onze noodtaken met de op de werkvloer aanwezige bhv-capaciteit sluitend te organiseren”, stelt veiligheidscoördinator Jan Berghmans van Q8 vast. “Vooral sinds de covid-pandemie ziet de bezetting van ons kantoor er anders uit. In die periode werkten onze medewerkers langere tijd gedwongen thuis. Na de pandemie hebben veel bedrijven structureel een hybride werkwijze ingevoerd, waarbij medewerkers vaker thuiswerken. Dat is ook de praktijk bij Q8, waardoor moeilijk te garanderen is dat tijdens kantooruren op ieder moment een opgeleide bhv’er aanwezig is. Al in 2021 zijn we daarom gaan nadenken over de mogelijkheid om alle medewerkers een basisopleiding tot ontruimer te geven. Dat model zijn we nu aan het introduceren.”
Ontruimingsmodule op maat
Aan het Rotterdamse hoofdkantoor zijn circa 150 medewerkers verbonden. Gemiddeld is van hen per werkdag zo’n 70 procent in flexibele bezetting op de werkvloer aanwezig. Q8 maakt gebruik van werkplekken op delen van twee etages van het Groothandelsgebouw. Een snelle en soepele ontruiming bij incidenten zoals brand is een belangrijke waarborg voor de veiligheid van de medewerkers en daar krijgen alle medewerkers nu hun eigen taken en verantwoordelijkheden in.
Berghmans: “We zochten naar een laagdrempelig model waarin alle medewerkers basiskennis en een basistraining krijgen om in noodsituaties een ontruiming te begeleiden, zodat we niet afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van schaarse bhv-capaciteit. We kwamen in contact met het NIBHV dat een e-learning-module heeft ontwikkeld voor ontruimingen. Dat sprak ons aan, maar in overleg met het NIBHV hebben we de kennismodule wel aangepast naar onze werksituatie. Kenniscomponenten over verschillende typen werkomgevingen, zoals zorggebouwen en basiskennis brandbestrijding zijn voor ons niet relevant. We hebben de lesmodule dus inhoudelijk volledig toegesneden op onze kantoorpraktijk, waardoor het voor onze medewerkers een minimale opleidingsinspanning vraagt.”
Hoe werkt het bij Q8?
De praktijk bij Q8 is dat bij de ingang van elke etage bij de noodkast met eerstehulpset en AED een ontruimershesje hangt. Gaat het ontruimingsalarm af dan trekt de eerste medewerker die bij de noodpost arriveert het hesje aan. Een dienstrooster voor medewerkers is er dus niet. Zijn of haar taak is vervolgens alle kantoorplekken op de etage te controleren op aanwezige personen en hen zo nodig te verwijzen naar de nooduitgang.
Jan Berghmans vervolgt: “Een bijeffect van de e-learning-module is dat bij alle medewerkers het veiligheidsbewustzijn en de basiskennis hoe te handelen bij ontruimingsalarm is vergroot. Iedereen weet waar de nooduitgangen en vluchtroutes zijn en wat van hen wordt verwacht als het alarm afgaat. De begeleidingstaak van de ‘dienstdoende ontruimer’ is dus beperkt. Volgens afspraak melden alle medewerkers uit het ontruimde bouwdeel zich op de verzamelplek bij de centrale receptie of bij het dienstdoende hoofd bhv van ons, of als die er niet is bij het hoofd bhv van het Groothandelsgebouw.”
Hoe worden de medewerkers opgeleid?
De e-learning-module is in samenwerking met het NIBHV geïntegreerd in het interne ICT- en leerplatform van Q8, wat technisch wel enige inspanning kostte. Mede door die technische uitdaging is het scholingsproces iets vertraagd.
Berghmans: “Ons streven is dat in oktober alle medewerkers de basisopleiding ‘Iedereen ontruimer’ hebben gevolgd. Daarna wordt de leermodule een verplicht standaard onderdeel van ons ‘onboarding-proces’ voor nieuw instromende medewerkers. Onderdeel van dat interne scholingsprogramma is het lopen van een ronde door het gebouw om de nooduitgangen, vluchtroutes en bhv-noodposten te leren kennen. Om de kennis bij te houden, moet de leermodule periodiek worden herhaald en ook moeten alle medewerkers jaarlijks verplicht deelnemen aan een ontruimingsoefening om hun rol als ontruimer in de praktijk te trainen.”