Sinds de COVID-19-pandemie werken we meer thuis. Wat betekent hybride werken voor de bhv-organisatie? Rijkswaterstaat deelt de actuele leerervaringen en de inzichten voor de toekomst.
In het hoofdkantoor van Rijkswaterstaat Westraven is ruimte voor 2.500 werkplekken. Op dagelijkse basis waren er tot maart 2020 – toen de overheid vanwege de strijd tegen het coronavirus iedereen opriep om zo veel mogelijk thuis te werken – gemiddeld 35 bedrijfshulpverleners aanwezig. De overheidsmaatregelen betekenden dat er tijdens de COVID-19-pandemie nog slechts zo’n 100 tot 150 medewerkers in het pand werkten. Het ging om mensen met kritische functies voor de bedrijfsvoering van Rijkswaterstaat, zoals ICT, beveiliging én bhv.
Door een aanpassing van de procedures en de gebouwbeveiliging werkten er tijdens de lockdowns dagelijks vijf tot acht bhv’ers op het Utrechtse hoofdkantoor, vertelt Tom Doppenberg, een van de vier Hoofden bhv op de locatie. “Het was onmogelijk om te waarborgen dat we met een compact team de volledige 55.000 vierkante meter vloeroppervlak in een noodsituatie volledig en tijdig zouden ontruimen. We waren genoodzaakt om te focussen op de belangrijkste taken: het verlenen van ehbo en het begeleiden van verminderd zelfredzamen om het gebouw veilig te verlaten. Voor het leeg verklaren van het pand na een ontruiming was externe hulp onmisbaar.” Waar mogelijk werden gebouwdelen niet opengesteld voor medewerkers, zodat minder vloeroppervlak gecontroleerd hoefde te worden.
Introductie hybride werken
Na de eerste versoepelingen van de coronamaatregelen in oktober 2021 zijn de kantoren van Rijkswaterstaat inmiddels weer volledig in gebruik. Maar het ruimtegebruik is er, net als bij veel andere werkgevers, fors veranderd door de introductie van hybride werken. Doppenberg: “Het uitgangspunt bij Rijkswaterstaat is dat iedereen ongeveer veertig procent van de werktijd op kantoor is. Het kan gaan om een van onze eigen kantoren, maar ook om andere rijksgebouwen of de werklocaties van onze opdrachtnemers. In de huidige situatie zijn er dagelijks ongeveer 700 tot 1.000 collega’s op het hoofdkantoor in Utrecht, waarbij de bezetting van het pand een dip laat zien op woensdag en vrijdag.” De bhv-bezetting volgt eenzelfde patroon, met vijftien tot vijfentwintig bhv’ers op maandag tot en met donderdag, en vijf tot tien op vrijdag.
Iedereen ontruimer
De landelijke ambitie van Rijkswaterstaat is om een gebouw in een noodsituatie binnen een half uur veilig ontruimd te hebben. Voor een gebouw van zeventig meter hoogte met smalle vluchtwegen zoals Westraven is dat een enorme uitdaging. In 2022 is daarom in Utrecht het concept ‘iedereen is ontruimer’ gelanceerd. Op elke verdieping van het 24 verdiepingen tellende gebouw zijn twee zwarte hesjes met instructies voor ontruiming geplaatst. Medewerkers nemen daarmee bij een noodsignaal – dat duidelijk wordt uitgedragen via een slow whoop en een oproep om het pand te verlaten – het voortouw voor de ontruiming. Bhv’ers zorgen voor de controle of niemand is achtergebleven.
Instructie en voorlichting
De introductie van de aanpak is in eerste instantie via interne overleggen gecommuniceerd, vertelt Isabelle Blok, adviseur verandermanagement. “Over de werkwijze is een instructie geschreven die op de werkvloer is opgehangen, en in de verschillende afdelingen is toegelicht. Daarnaast geven bhv’ers op verzoek voorlichting aan directies en MT’s. Het is belangrijk om steeds een gevoel van urgentie te creëren, zodat mensen bij een noodsignaal daadwerkelijk en snel in actie komen.”
In aanvulling op de schriftelijke instructies en de mondelinge voorlichting is een video in ontwikkeling die laat zien hoe een ontruiming werkt en wat er dan van medewerkers wordt verwacht. Sommige mensen nemen informatie nu eenmaal beter op door te lezen, en anderen zijn juist meer visueel ingesteld. Blok: “De video is ook belangrijk voor de herhaling die nodig is om de boodschap goed over te brengen. Medewerkers horen een instructie in een teamoverleg, lezen erover in een interne nieuwsbrief en zien de video op intranet. Met de video ondersteunen we het veiligheidsbewustzijn en het handelingsperspectief bij ontruimingen. In de video wordt bijvoorbeeld getoond dat het belangrijk is om aanwijzingen van bhv’ers op te volgen, zonder oponthoud de vluchtroute te nemen en na het vertrek de deuren dicht te doen. Zo zorgen we dat alle medewerkers vooraf zijn voorbereid op incidenten en weten wat te doen, wat de zelfredzaamheid vergroot.”
Hybride werken als uitdaging voor bhv
Hybride werken is inmiddels voor steeds meer organisaties in Nederland het nieuwe normaal. Wat ziet Rijkswaterstaat als de specifieke uitdagingen voor bhv in een hybride omgeving? Doppenberg: “In de eerste periode na de versoepelingen van de coronamaatregelen lag de prioriteit bij het op peil brengen van de actuele kennis over het gebouw en de procedures. Sommige bhv’ers waren een jaar niet op kantoor geweest. De Hoofden bhv hebben daarom heel veel voorlichting gegeven.”
De combinatie van thuis en op kantoor werken, betekent dat de bhv-organisatie rekening moet houden met de risico’s van verschillende werkplekken, benadrukt Doppenberg. “Kantoor is vooral een plek voor ontmoeting en overleg. Maar er zijn ook speciale voorzieningen om bijvoorbeeld rustig te (video)bellen en geconcentreerd te werken. Bij een evacuatie letten bhv’ers extra op deze werkplekken, omdat het risico bestaat dat medewerkers daar de ontruimingssignalen niet goed meekrijgen. Nog mooier zou zijn als medewerkers vooraf nadenken over dergelijke risico’s en bijvoorbeeld altijd – letterlijk! – in het zicht blijven van een collega.”
Blok voegt toe dat ook thuiswerken nieuwe risico’s creëert. “Wat doe je als in een online meeting een thuiswerkende collega onwel wordt? We vragen intern veel aandacht voor de procedures voor dergelijke situaties. Als iemand thuis werkt, dan kan de managementondersteuner het thuisadres doorgeven aan de hulpdiensten. Maar als iemand op locatie is bij een opdrachtnemer, dan werkt dat natuurlijk niet.” Doppenberg vult aan: “Ook de brandveiligheid op thuiswerkplekken is een punt van aandacht. We denken bij veilig en gezond thuiswerk misschien vooral aan bureaustoelen en beeldschermen. Maar denk ook aan rookmelders, CO2-melders en de veilige omgang met de opladers van telefoons en laptops.”
Zelfredzaamheid
In het gedachtengoed van organisaties zoals de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV) en Crisislab, dat zich onder leiding van hoogleraar Ira Helsloot bezighoudt met evaluatie- en beleidsonderzoek op het terrein van veiligheid en crisisbeheersing, staat zelfredzaamheid steeds nadrukkelijker in de schijnwerpers. Doppenberg: “Na een incident of ramp duurt het onvermijdelijk enige tijd voordat de hulpverlening op gang is. In de beginfase van een noodsituatie zijn mensen dus op zichzelf aangewezen. Onderzoek van onder meer Ira Helsloot laat zien dat burgers zelfredzamer zijn dan we geneigd zijn te denken. Daar kunnen we met bhv ook meer rekening mee houden.”
Volgens Doppenberg zouden bhv-organisaties serieus moeten nadenken over nieuwe manieren om invulling te geven aan de zorgplicht van werkgevers. “We zijn geneigd om steeds voort te bouwen op wat we vanuit het verleden gewend zijn te doen. Bijvoorbeeld als het gaat om het inroosteren van de bezetting op een locatie en het organiseren van opleidingsdagen. Maar misschien is het veel effectiever om te werken met een compact team van zeer goed opgeleide bhv’ers en alle andere medewerkers de basisbeginselen van levensreddend optreden bij te brengen.” Te denken valt aan een jaarlijkse basiscursus van een dagdeel, aangevuld met een halfjaarlijkse e-learning en een app die in een noodsituatie alle relevante checkvragen stelt.
Een enorm potentieel op de werkvloer
Blok rondde in 2020 vanuit de master Occupational Health Psychology aan de Universiteit Leiden een onderzoek naar de motivatie van bhv’ers op de locatie Westraven af. De inzichten uit het onderzoek zijn nog altijd actueel, óók voor het denken over bhv in hybride werkomgevingen. “Bhv’ers zien elkaar nu minder vaak, omdat ook zij vaker thuiswerken. Dan is het extra belangrijk om regelmatig aandacht te schenken aan de samenwerking tussen bhv’ers. Vakinhoudelijk, maar ook met gezellige activiteiten zoals een uitje, borrel of etentje.”
“We weten uit onderzoek ook dat mensen zich doorgaans graag willen inzetten voor veiligheid, en ook bereid zijn om daarvoor een opleiding te volgen”, zegt Blok. “Maar de vele verplichtingen die gelden voor bhv’ers zijn nogal eens een barrière om voor de rol te kiezen. Als je alle medewerkers een korte, laagdrempelige cursus laat volgen, dan ontstaat een enorm potentieel aan mensen die bhv’ers kunnen assisteren. Je vergroot bovendien de kennis over het bhv-vak, waardoor je mensen misschien triggert om verder te gaan met bhv.”
Het verhoogde kennisniveau van medewerkers zou ook goed zijn voor het veiligheidsbewustzijn op kantoor- en thuiswerkplekken, aldus Doppenberg. “Werknemers krijgen een duidelijk handelingsperspectief geschetst. Dat voorkomt dat in een noodsituatie een freeze reactie optreedt. Je kunt bovendien in e-learnings tips voor gezond en veilig thuiswerken meenemen.”
Daarnaast legt de basiskennis het fundament voor een open gesprek over nieuwe manieren van samenwerking aan veilige werkomgevingen, verwacht Blok. “Je maakt dan bijvoorbeeld in je team afspraken over hoe je elkaar informeert over je locatie. Is het nodig dat je altijd in je agenda het adres zet waar je aan het werk bent? Is het prettig om in een online overleg standaard je locatie aan te geven? Hoe houd je de teamspirit vast als een deel van de medewerkers vaker op kantoor werkt dan een ander deel? Het is belangrijk om hierover het gesprek aan te gaan. Door gezamenlijk afspraken te maken, zet je mensen aan tot nadenken en creëer je draagvlak om de afspraken ook daadwerkelijk op te volgen.”
Krachten bundelen
Doppenberg verwacht dat er binnen de Rijksoverheid steeds meer zal worden samengewerkt aan bhv-taken. “De kleur van de hesjes, het opleidingsaanbod en het oproepsysteem zijn binnen de Rijksoverheid al uniform. Als ik nu een rijksgebouw binnenloop, dan ziet het systeem dat ik inzetbaar ben voor bhv. Ik mag naast ehbo ook andere bhv-taken verrichten, maar de ondersteuning van een ontruiming wordt natuurlijk lastig als ik het gebouw niet ken. Het zal in de toekomst steeds gebruikelijker worden dat bhv’ers nauwelijks tot geen gebouwkennis bezitten. Daar ligt een risico, maar ook een enorme kans. Door als gespecialiseerde bhv’ers, gast-bhv’ers en zelfredzame medewerkers de krachten te bundelen, zijn we misschien wel beter dan ooit in staat om de werkomgeving gezond en veilig te houden. Ook in een hybride organisatie.” LD//
