Een ontruimingsoefening. In een doorsnee bedrijf zorgt zoiets al voor een flinke organisatorische uitdaging, maar hoe zit dat in een verzamelgebouw? Daar heb je te maken met meerdere bedrijven, meerdere bhv-organisaties en meerdere ontruimingsprotocollen. Opmerkelijk dus dat bij een recente oefening in Eindhoven alle 300 medewerkers binnen vijf minuten op het verzamelpunt stonden. Een gesprek met een van de ploegleiders, Guido Wilmes van PVM.
Eindhoven, oktober 2025. In het grote kantoorpand aan de Philitelaan 73 klinkt het brandalarm. Is het een oefening of slaan de vlammen dadelijk uit de ramen? Voor de bhv-organisaties is het een irrelevante vraag. De 300 aanwezige werknemers moeten hoe dan ook naar het verzamelpunt, en dat is een flinke logistieke operatie.
De ontruiming in Eindhoven kende een extra uitdaging: het ging hier om een verzamelgebouw. “Ons bedrijf, PVM, is eigenlijk maar een kleine partij”, zegt ploegleider Guido Wilmes. “Van de zeven verdiepingen bezetten wij er slechts een halve. Dus als wij een ontruimingsoefening organiseren, werk ik samen met een flink aantal andere bedrijven, met hun eigen cultuur en bhv-geschiedenis.”
Geen bhv’ers
Maar hij zegt er gelijk bij: de samenwerking verloopt nu veel beter dan vroeger. “Zo’n jaar of vijf geleden was een oefening als deze gewoon niet van de grond gekomen. Wijzelf hadden geen bhv-organisatie, en veel van de andere bedrijven ook niet. Die bhv-rol werd er vaak even bijgedaan door mensen van de administratie, simpelweg omdat die geacht werden altijd aanwezig te zijn. Wat je ook zag: medewerkers waren bij de bhv gegaan omdat ze dan een betere parkeerplek kregen. Als bhv’er zou je immers iemand naar het ziekenhuis moeten kunnen brengen.”
Dat alles leidde volgens hem tot opmerkelijke incidenten. “Bij een van de andere bedrijven had iemand een tosti gemaakt en laten aanbranden. Dat activeerde het brandalarm, maar… juist dat bedrijf beschikte niet over bhv’ers. Dus zijn alle medewerkers gewoon gaan lunchen. Maar omdat de melding niet werd afgehandeld, bleef die verdieping voor de ploegleider van andere bedrijven als onveilig te boek staan. De medewerkers daar werden wél geëvacueerd, maar die konden dus niet naar binnen. Je begrijpt, daar is over nagepraat, en nu beschikt ook dat bedrijf over bhv’ers. Sindsdien organiseren we regelmatig oefeningen met alle bedrijven in het pand.”
Knelpunten wegwerken
Tijdens die oefeningen stuitten die bhv’ers op de nodige knelpunten, bijvoorbeeld in de communicatie. “Alle huurders in het pand hebben hun portofoons op hetzelfde kanaal staan”, vertelt Wilmes. “Maar sommige bhv’ers hadden hem op analoog staan en andere op digitaal. Zulke details maken een snelle coördinatie onmogelijk. Daar hebben we dus goede afspraken over gemaakt. Bovendien hebben wij onze PVM-portofoons geüpgraded: die zijn nu voorzien van oortjes en losse microfoons. Dan hoef je dat ding niet de hele tijd tegen je oor aan te houden.”
Een ander incident dat Wilmes zich nog goed herinnert: de versperring van de nooduitgang. “Een van de huurders beschikte over een kunstgalerij, en de eigenaar in kwestie had de hele gang vol gezet met schilderijen. Geen wonder dat iedereen daar bij de ontruiming over struikelde. Je begrijpt, ook daar hebben we een pittig gesprek over gevoerd. Als dat nog een keer zou gebeuren, gaat al die kunst de container in.”
Maar sommige knelpunten zijn lastiger uit de weg te ruimen. Want in een verzamelgebouw kunnen niet alle bhv’ers bij ieder bedrijf naar binnen. “Dat is ook wel logisch”, zegt Wilmes, “Stel dat een van de huurders een diamantslijperij is. Dan zouden kwaadwilligen zomaar het brandalarm kunnen activeren en tijdens de ontruiming hun slag kunnen slaan. Toch hebben wij een work-around kunnen vinden. PVM bleek een extra nooddeur te hebben die toegang gaf tot de buren. Daar kunnen we tijdens een ontruiming gebruik van maken. Dan gaan er wel een heleboel alarmen af, maar je kunt verder met de sweep.”
Recente oefening
Terug naar oktober 2025. Want toen was die sweep buitengewoon succesvol. Binnen vijf minuten stonden alle medewerkers op het verzamelpunt, niet alleen die van PVM, maar ook de anderen: 300 in totaal. “We hadden een rookmachine neergezet”, vertelt Wilmes, “en die activeerde natuurlijk het brandalarm. Over het algemeen werd daar goed op gereageerd, en gingen de medewerkers uit zichzelf naar buiten. Bovendien zijn onze bhv’ers door het hele pand getrokken, van achter naar voren, dus niemand kon achterblijven.”
Een groot succes dus. Maar toch waren er enkele zaken die Wilmes de volgende keer anders zou aanpakken. “Ook nu hadden we problemen met de communicatie. Ik was samen met iemand van de hoofdhuurder ploegleider, maar we hadden geen overzicht. Ja, ik wist waar de melding vandaan kwam, maar we kregen geen update van het team ter plaatse. De bhv’ers daar waren de zogenaamde brand aan het blussen, maar ze hadden hun portofoon niet op het goede kanaal staan, of het ding werkte gewoon niet. Ze konden me dus niet doorgeven dat de situatie onder controle was. Daardoor moest ik zelf op verkenning uitgaan. Een ander punt was de controlekaart. Die heeft de ploegleider nodig om iedere verdieping af te vinken zodra die veilig is verklaard. Maar op het moment suprême was die kaart onvindbaar.”
Gevaarlijke verzamelplek
Dit waren slordigheidjes die je een volgende keer gemakkelijk kunt verhelpen. Maar er kwam ook een probleem aan het licht dat wat meer organisatie vraagt. “Ons pand bevindt zich aan een drukke weg met een busbaan”, vertelt Wilmes. “En omdat we ons verzamelpunt natuurlijk niet vlak naast het gebouw willen hebben, moeten onze medewerkers de weg oversteken. Maar als mensen massaal zo’n gebouw uitkomen, vergeten ze de verkeersregels. Ze staken gewoon over, of het stoplicht nou op groen of op rood stond. En die bus, die probeerde zich daar gewoon tussendoor te wringen.”
Nu zijn bhv’ers van nature heel oplossingsgericht, en dus pakten ze ook dit probleem krachtig aan. “Die mensen namen spontaan de rol op zich van verkeersregelaars. Het lijkt een goed idee, maar daar hebben we na afloop gigantisch voor op ons sodemieter gekregen. Want de observator was heel duidelijk: jullie kunnen het verkeer niet regelen, de Nederlandse verkeerswet blijft gewoon gelden. Helaas, veel alternatieve verzamelplaatsen zijn er niet, dus dit is een uitdaging waar we goed over moeten nadenken.”